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政府采购电子档案管理的主要问题与改进措施

文章来源： 未知发布时间：2020-10-12 11:30
一、政府采购电子档案管理的必要性


（一）法律法规的规定

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第三十九条规定,“采购人或者采购代理机构应当对开标、评标现场活动进行全程录音录像。录音录像应当清晰可辨，音像资料作为采购文件一并存档。”电子档案能够保存开评标过程的音视频监控录像影音文件，是纸质文件所无法比拟的。同时，《政府采购法实施条例》第四十六条明确采购文件可以用电子档案方式保存；《政府采购代理机构管理暂行办法》第十六条也规定采购文件可以采用电子档案方式保存，相关电子档案应当符合《档案法》《电子签名法》等法律法规的要求；《政府采购法实施条例》释义亦对电子档案保存进行了进一步明确。这些规定既为政府采购档案管理指明了发展方向，也为政府采购电子档案管理提供了法律依据。

（二）客观实际的需要

随着现代电子信息的迅猛发展，电子档案管理已成为档案管理亟需适应的一种新模式。近年来，各地全流程电子化采购和远程异地评标不断推进，其档案管理除了少量的传统纸质文件，更多的是通过电子交易系统、竞价系统、监控系统获取的电子招标文件、电子投标文件、电子评标报告、照片、线上合同、音视频等电子文件及元数据。2020年初新冠肺炎疫情发生后，国家大力推进采购项目电子化实施，以及全流程电子招标和远程异地评标，电子档案管理被提到了重要的议事日程。对于政府采购而言，电子档案存储时可保存电子档案数据，利用时可通过计算机网络及时提供，必要时可以打印纸质档案证明，其诸多优点是传统纸质档案所不具备的。
一是归档操作快捷。电子档案管理能够实现采购文件归档操作手工化到归档操作计算机化的转变，将业务人员和文档人员从纸质与电子文件归档立卷的圈子里解脱出来，解放生产力，节约工作时间，同时降低档案的误差率，提高工作效率。
二是归档成本降低。电子档案管理能够实现采购项目档案保管方式由传统的“库房+柜架+案卷”转变为“机房+介质存储+数据”，并可容纳多种格式信息，具有容量大、集成度高、携带方便等特点，节省保管空间，降低管理成本，减少打印纸、墨粉、档案盒等资源耗费，有利于节能减排和绿色低碳发展。
三是提供利用方便。电子档案管理可实现电子档案检索，识别快捷，且档案利用形式可由现场提供纸质档案转变为计算机远程提供电子档案，查档效率大为提高，更有利于采购档案利用及服务监督检查。


二、政府采购电子档案管理的现状和问题


（一）档案管理不够规范

就我国政府采购电子档案管理发展而言，目前还处于起步阶段，有许多的操作并不规范，不符合《档案法》和《电子签名法》的规定，不满足《电子签名法》的数据电文原件形式和文件保存要求及数据电文要符合可靠电子签名的三个条件，电子档案分类、档号命名也不太规范。同时，配套的软硬件水平不高，一些代理机构除了计算机、复印机、扫描仪、装订机等常规设备外，未配备档案数字化管理软件、监控录像自动刻录机、移动硬盘和安全防护软件等，部分档案管理软件没有通用性和兼容性，对采购档案信息的纵向沟通产生不利影响，最终使信息的互调和共享很难利用电脑实现。

（二）档案管理意识不强

政府采购业务档案是政府采购活动的历史记录和有效凭证，具有重要的查考价值和证明作用，但部分代理机构并未充分认识到政府采购档案管理工作的重要性，政府采购档案管理制度不够健全，档案存储条件落后，档案霉变、散失损坏、电子文件无电子签名或数字印章等现象在一些地方时有发生。近年来，在财政部门对代理机构的监督检查中发现，代理机构档案管理不规范，档案资料不完整，开评标录音录像未刻录保管，无合同及履约验收资料等已成为行业的共性问题。

（三）管档人员水平不高

政府采购实践中，许多代理机构不注重对档案管理人员的配备和培训，政府采购档案管理人员专业素养与职业水平普遍较低，多数人甚至无相关工作经验，并且很少参加过电子档案管理和保密知识方面的系统培训，导致其不能及时全面掌握我国现行政府采购有关程序与档案相关的法律规范，不能熟练掌握相关电子信息设备的运用，在管理过程中缺乏安全保密意识，不熟悉电子文件归档和电子档案的管理，不能有效完整地进行收集、整理和归档等。档案管理人员的水平不高进一步造成政府采购电子档案管理效率不高，同时电子档案的保密性方面也存在诸多不足和漏洞，如许多拷贝和复制的信息由于缺乏有效保护措施，导致档案信息泄露；又如对15年保存期未满而介质保质期将至的电子文件未及时复制备份，最终导致档案丢失等现象。


三、政府采购电子档案管理的改进措施


（一）完善电子档案管理制度

加强对《政府采购法》《档案法》和《电子签名法》等法规的学习，提高档案管理人员的管理意识和法制观念。在原有制度的基础上，制定并完善电子档案管理制度，明确归档范围和保管期限，确保档案的完整性；明确管理机构和分管领导、项目经办人员、档案人员的权限及归档节点的责任分工，做到各司其职，各负其责；建立业务培训机制，提高档案管理人员的现代化水平；提出具体的归档技术与业务要求，确保归档的电子文件具备证据价值；确定电子档案分类方案、档号命名规则，规范归档操作流程；建立电子档案数据管理机制，确保电子档案数据的安全；严格执行电子档案数据备份制度和电子档案销毁工作程序，做到万无一失；明确电子档案利用群体、利用登记、利用审批、利用范围、利用方式等内容，充分发挥采购档案服务统计分析、经验总结和接受监督检查及司法调查的作用；明确电子文件归档和电子档案管理工作考核机制，量化考核指标，实行月份绩效考核与年终工作考核相结合的办法，强化规章制度的落实。

（二）不断提高电子技术水平

受新冠肺炎疫情对线上采购影响的启示，各地正加快推进政府采购全流程电子化建设，并积极推动政府采购电子系统与财政系统、公共资源交易系统互联互通，努力实现从采购预算、采购计划、采购执行、合同签订到履约验收和国库支付的全流程电子化，实现一网通办，不见面开标，异地远程电子评标，全程网上留痕、可溯可查。政府采购电子交易系统应加快实现CA认证、电子印章、个人电子签名、身份识别、模板文档等技术的综合运用，并增加采购项目电子档案自动生成功能。电子交易系统、监控系统、竞价系统和电子文件归档系统要实现无缝对接，使用统一的CA证书登录，并采用数字签名，以确保自动获取的归档电子文件及元数据的真实、完整。同时，在电子档案信息网络中还要采用防火墙、数据加密、存取权限控制、防病毒入侵检测和云端备份等技术保护措施，电子档案的存储介质也要与时俱进，与电脑软硬件要兼容可读，确保电子档案的安全性和可用性。

（三）规范档案分类命名规则

在国家暂未出台行业统一的电子档案管理具体规定的情况下，政府采购电子档案可采用“年度-类别-项目”分类法，即以年度为界限，以货物、工程和服务为类别，以采购项目名称为单元的分类法；电子档案档号可采用“年度-类别代码-项目代码-件号”形式，其中年度为该电子文件形成的年度，类别代码货物类为01，工程类为02，服务类为03，项目代码为同一年度、同一类别下排列流水号，件号为同一年度、同一类别、同一项目下按归档文件形成时间排列的流水号；电子档案文件夹可采用项目编号或档号命名，文件夹名称和档号均要具有唯一性和关联性，便于检索。


四、结语


总之，全流程电子化招标采购是行业趋势且势在必行，新冠肺炎疫情的发生将加速推进这一进程。电子档案管理作为全流程电子化招标采购中不可或缺的重要组成部分，是档案管理学研究的拓展。建立完善的电子档案管理制度，确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性，并能高效检索、识别，实现政府采购档案管理的数字化、信息化和网络化，使其更好地适应信息技术的发展，还需要档案管理人员在今后的实践中进一步优化完善，不断提升政府采购项目电子档案管理水平，让档案信息“多跑路”，让服务对象“少跑腿”，切实为档案利用者提供低成本、高效率、高效益的档案信息服务。
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